Jak utworzyć etykiety w programie Word?

Potrzebujesz etykiet i chcesz zrobić je samodzielnie? Możesz w tym celu skorzystać z programu Microsoft Office „Word”.

Aby utworzyć etykiety, wykonaj poniższe czynności. Są dwa sposoby tworzenia etykiet.

1. Możesz to zrobić, klikając ikonę „Etykiety” w zakładce „Korespondencja”.
2. Możesz też wybrać „Rozpocznij korespondencję seryjną”, jeśli chcesz skorzystać z pliku Excel zawierającego adresy i połączyć je z etykietą, którą chcesz utworzyć.

Najpierw omówimy tworzenie etykiety bez korzystania z Excela.

Tworzenie etykiet w Wordzie

Jak wspomniano, możesz samodzielnie tworzyć etykiety wysyłkowe w programie Microsoft Office „Word”. Po otwarciu programu na niebieskim pasku u góry zobaczysz różne zakładki.

Znajdziesz tam również zakładkę „Korespondencja seryjna”. Kliknij ją. Po kliknięciu zobaczysz różne opcje, w tym możliwość tworzenia etykiet. Po kliknięciu „Etykiety” pojawi się więcej opcji do wyboru.

Etykiety

Jeśli wszystko poszło dobrze, jesteś teraz w odpowiedniej części programu „Word”, aby tworzyć etykiety.

Jedną z opcji do wyboru jest „Opcje”, w której można wskazać, na jakich naklejkach chcesz wydrukować etykiety.

Jest to ważne, ponieważ różni dostawcy, tacy jak Dymo, oferują własne naklejki w różnych rozmiarach.

Warto sprawdzić na pudełku z naklejkami, jaki jest ich dostawca i jaki jest numer produktu. Numer produktu i dostawcę znajdziesz na wyświetlonej liście.

Po dokonaniu wyboru zobaczysz obok wysokość, szerokość i format papieru naklejki.

Może się zdarzyć, że rodzaj naklejek, które masz, nie znajduje się na liście.

Jeśli tak, wybierz „Nowa etykieta” i utwórz niestandardową etykietę. Po dokonaniu wyboru kliknij „OK”.

Wprowadź adres

Oczywiście na etykiecie, którą chcesz utworzyć, należy podać adres.

Zobaczysz puste pole z nagłówkiem „Adres”. Możesz w nim wprowadzić adres.

Jeśli chcesz wprowadzić istniejący adres z listy kontaktów, wybierz ikonę „Wstaw adres”.

Oczywiście możesz zmienić formatowanie wprowadzonego adresu, wybierając żądaną czcionkę lub akapit.

Następnie kliknij „OK”, aby wydrukować całą stronę z tym samym rodzajem etykiety. Wybierz „Drukuj”, aby wydrukować etykiety.

Tworzenie etykiet w programie Excel

Możesz też tworzyć etykiety na podstawie pliku adresowego z programu Excel. Możesz połączyć plik Excel z dokumentem Word, aby przenieść do niego dane adresowe.

Najpierw otwierasz program Word. U góry zobaczysz niebieski pasek z różnymi kartami, w tym kartą „Korespondencja”.

Kliknij tę opcję.

Po kliknięciu tej opcji pojawi się kilka opcji, w tym „Rozpocznij korespondencję seryjną”.

Następnie wybierasz tworzenie etykiet. Ponownie wybierasz typ naklejek według dostawcy i numeru produktu.

Po zakończeniu kliknij „OK”, a etykiety pojawią się na ekranie. Teraz połączysz listę adresów z programu Excel z etykietami. Zrobisz to w następujący sposób:

1. Na karcie „Korespondencja” znajduje się również opcja „Wybierz adresatów”. Kliknij ją, aby wybrać istniejącą listę.
2. Wykonaj opisane wcześniej czynności, aby połączyć istniejącą listę adresową w programie Excel.
3. Pojawi się prośba o wybranie tabeli, a następnie wyświetli się żądany dokument.
4. Plik Excel jest teraz połączony z dokumentem Word, a dane wyświetlają się na etykietach.
5. Klikając „Wstaw pola korespondencji seryjnej”, możesz wybrać imię i nazwisko oraz dane adresowe, aby utworzyć adres.
6. Następnie klikasz „Aktualizuj etykiety”. Jeśli chcesz, możesz wyświetlić podgląd, aby sprawdzić, czy adres jest poprawnie umieszczony.
7. Następnie klikasz „Zakończ i scal”, wybierasz drukowanie dokumentów i gotowe - masz etykiety.

Jak już wiesz, możesz samodzielnie tworzyć etykiety, korzystając z powyższych metod.

Dodatkowa wskazówka 1: korespondencja seryjna

Jedną z najpotężniejszych funkcji programu Word przy tworzeniu etykiet jest możliwość korzystania z funkcji „Korespondencja seryjna”. Pozwala ona połączyć dane z zewnętrznego źródła, takiego jak plik Excel lub lista kontaktów programu Outlook, z dokumentem Word i automatycznie uzupełnić etykiety spersonalizowanymi danymi. Oto instrukcja krok po kroku:

Przygotowanie źródła danych:
Upewnij się, że masz źródło danych, na przykład plik Excel, zawierający wszystkie potrzebne informacje. Może to być na przykład lista imion i nazwisk oraz adresów. Pamiętaj, że:

• Pierwszy wiersz pliku zawiera czytelne nagłówki kolumn (takie jak Imię i nazwisko, Adres, Kod pocztowy).
• Nie ma pustych wierszy ani kolumn na liście.

Rozpoczynanie korespondencji seryjnej w programie Word:

• Otwórz program Word i przejdź do karty „Korespondencja” na pasku menu.
• Kliknij „Rozpocznij korespondencję seryjną” i wybierz „Etykiety”.
• Wybierz odpowiedni typ etykiet i przypisany do niego numer produktu (na przykład Avery).
• Kliknij „OK”.

Łączenie źródła danych:

• Kliknij „Wybierz adresatów” i wybierz „Użyj istniejącej listy”.
• Znajdź plik Excel i wybierz odpowiednią tabelę lub arkusz.

Wstawianie pól korespondencji seryjnej:

• Kliknij pierwsze pole etykiety i wybierz „Wstaw pola korespondencji seryjnej”. Wstaw pola (takie jak Imię i nazwisko oraz Adres) w kolejności, w jakiej mają się wyświetlać.
• Dostosuj formatowanie do swoich potrzeb, na przykład zmieniając czcionki lub wyrównanie tekstu.

Podgląd i zakończenie:

• Kliknij „Podgląd wyników”, aby sprawdzić, jak wyglądają wypełnione etykiety.
• Jeśli wszystko się zgadza, kliknij „Zakończ i scal”, a następnie wybierz „Drukuj dokumenty” lub „Edytuj poszczególne dokumenty”, jeśli chcesz wprowadzić zmiany na poszczególnych etykietach.

Drukowanie etykiet:

• Upewnij się, że drukarka jest prawidłowo skonfigurowana i że umieszczasz w niej odpowiedni papier etykietowy.
• Przed użyciem właściwego papieru etykietowego sprawdź na wydruku próbnym na zwykłym papierze, czy wszystko jest prawidłowo wyrównane.

Dodatkowa wskazówka 2: zwróć uwagę na ustawienia drukarki i format papieru

Aby etykiety zostały wydrukowane precyzyjnie, niezbędne są prawidłowe ustawienia drukarki. Najpierw sprawdź, czy używasz odpowiedniego papieru etykietowego (np. Avery) i czy jest on prawidłowo umieszczony w drukarce.

W programie Word przejdź do „Plik” > „Drukuj” i ustaw odpowiedni format papieru (zwykle A4 lub Letter). W „Właściwościach drukarki” sprawdź, czy jako typ papieru wybrano Etykiety.

Wydrukuj próbę na zwykłym papierze, aby sprawdzić, czy tekst jest prawidłowo wyrównany z papierem etykietowym. W razie potrzeby dostosuj marginesy w sekcji „Układ” > „Dostosuj marginesy”.

Jeśli wydruk próbny jest poprawny, włóż papier etykietowy i wydrukuj dokument. Aby zapewnić precyzyjne wyrównanie, najlepiej użyć drukarki z ręcznym podajnikiem.

Potrzebujesz pomocy z etykietami?

Jesteśmy ekspertami w dziedzinie etykiet wysyłkowych w Holandii. Ponadto oferujemy najkorzystniejsze rozwiązanie. Jeśli jesteś zainteresowany, odwiedź nasz sklep internetowy lub skontaktuj się z nami bezpośrednio.